GmbH gründen aus dem Ausland: Wie Sie Ihren Firmensitz in Berlin remote einrichten

10. Januar 2026

Jedes Jahr gründen Unternehmer aus dem EU-Ausland und darüber hinaus Kapitalgesellschaften in Deutschland – ohne jemals persönlich nach Berlin zu reisen. Was vor zehn Jahren noch Notartermine, Behördengänge und Wochen an Vorlauf bedeutete, lässt sich heute weitgehend digital abwickeln. Wir bei Dorotheenstadt begleiten diesen Prozess seit über 30 Jahren im Internationalen Handelszentrum an der Friedrichstraße. In diesem Artikel erklären wir den konkreten Ablauf, die rechtlichen Voraussetzungen und die typischen Stolperfallen.

Warum internationale Unternehmen einen deutschen Firmensitz brauchen

Die Gründe, warum Unternehmen aus dem Ausland eine Präsenz in Deutschland aufbauen, sind vielfältig – und meist sehr konkret. Die häufigsten Szenarien, die wir in der Beratung sehen:

Ein EU-Unternehmen möchte eine deutsche Tochtergesellschaft gründen, um Kunden in Deutschland und der DACH-Region direkt zu bedienen. Eine ausländische Holding benötigt eine deutsche GmbH als operatives Vehikel für den europäischen Markt. Ein Einzelunternehmer aus dem Nicht-EU-Ausland will eine UG (haftungsbeschränkt) gründen, um deutsche Geschäftspartner mit einer lokalen Rechtsform anzusprechen. Oder ein Start-up aus Osteuropa oder Asien sucht den Zugang zum deutschen Bankensystem und benötigt dafür eine inländische Geschäftsadresse.

In all diesen Fällen ist der erste Schritt identisch: Sie brauchen eine inländische Adresse, die als Firmensitz beim Handelsregister eingetragen werden kann. Und genau hier beginnt unsere Arbeit.

Die Anforderungen: Was das Registergericht verlangt

Das Amtsgericht Charlottenburg – zuständig für Handelsregistereintragungen in Berlin – stellt klare Anforderungen an den Sitz einer Kapitalgesellschaft:

An der Adresse muss eine geschäftliche Erreichbarkeit gegeben sein. Das bedeutet: Ein besetztes Büro, nicht nur ein Briefkasten. Die Adresse sollte ohne c/o-Zusatz geführt werden können. Ein Firmenschild muss am Standort sichtbar sein – das belegt, dass das Unternehmen dort tatsächlich seinen Sitz hat. Zustellungen von Gerichten und Behörden müssen entgegengenommen werden können.

Bei Dorotheenstadt sind all diese Punkte erfüllt. Unsere Geschäftsadresse wird direkt auf Ihren Firmennamen registriert: Firmenname, Friedrichstraße 95, 10117 Berlin – ohne c/o. Ihr Firmenschild wird am Empfangsboard des IHZ angebracht. Unser Büro ist werktags von 8:00 bis 18:00 Uhr besetzt und nimmt alle Zustellungen entgegen. Das funktioniert seit Jahrzehnten reibungslos mit dem Amtsgericht Charlottenburg.

Der Ablauf: Von der Kontaktaufnahme bis zur Eintragung

Für internationale Gründer haben wir den Prozess so gestaltet, dass er vollständig remote abgewickelt werden kann. Der typische Ablauf:

Schritt 1: Erstgespräch und Bedarfsklärung. Sie kontaktieren uns per Telefon oder E-Mail. Wir klären, welche Rechtsform Sie gründen möchten (GmbH, UG, Zweigniederlassung), welchen Leistungsumfang Sie benötigen und ob unser Gründungsservice für Sie in Frage kommt.

Schritt 2: Identifizierung per VideoIdent. Als Anbieter von Geschäftsadressen unterliegen wir gesetzlichen Identifizierungspflichten. Die Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten erfolgt per VideoIdent-Verfahren – Sie brauchen dafür nur einen gültigen Reisepass oder Personalausweis und eine stabile Internetverbindung. Kein Flug nach Berlin nötig.

Schritt 3: Büroservicevertrag abschließen. Der Vertrag wird digital abgeschlossen. Unser Mustervertrag mit allen Konditionen ist vorab auf der Website einsehbar – Transparenz, die gerade internationale Kunden schätzen, die den deutschen Markt noch nicht kennen.

Schritt 4: Firmenschild und Postempfang aktivieren. Sobald der Vertrag steht, wird Ihr Firmenname am Empfang des IHZ angebracht und die Postannahme aktiviert. Ab diesem Moment ist Ihre Adresse einsatzbereit.

Schritt 5: Notartermin und Handelsregistereintragung. Mit der bestätigten Geschäftsadresse gehen Sie zum Notar. Seit 2022 ist die Beurkundung von GmbH-Gründungen auch per Videobeurkundung möglich – ein weiterer Schritt, der keinen Berlinbesuch erfordert. Anschließend wird die Gesellschaft beim Amtsgericht Charlottenburg zur Eintragung angemeldet.

Schritt 6: Gewerbeanmeldung und laufender Betrieb. Nach der Eintragung melden Sie Ihr Gewerbe an. Die Geschäftspost – Steuernummernbescheid, IHK-Anschreiben, Bankkorrespondenz – kommt an Ihre Adresse im IHZ. Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail und können die Post weiterleiten lassen oder per Scan-Service digital empfangen.

Was internationale Gründer typischerweise unterschätzen

Aus 30 Jahren Erfahrung mit internationalen Kunden kennen wir drei Punkte, die regelmäßig für Verzögerungen sorgen:

Das deutsche Bankensystem. Ein Geschäftskonto für eine frisch gegründete GmbH mit ausländischen Gesellschaftern zu eröffnen, ist in Deutschland schwieriger als in vielen anderen Ländern. Banken prüfen intensiv, und der Prozess dauert oft mehrere Wochen. Unsere Adresse hilft, weil sie Banken ein Signal der Seriosität gibt – aber sie ersetzt nicht die nötige Geduld und Dokumentation.

Die Gewerbeanmeldung. Internationale Gründer gehen oft davon aus, dass die Handelsregistereintragung ausreicht. Tatsächlich muss zusätzlich ein Gewerbe angemeldet werden, und je nach Branche können weitere Genehmigungen nötig sein. Wir können den Prozess koordinieren, ersetzen aber keine Rechts- oder Steuerberatung.

Sprache und Behördenkommunikation. Deutsche Behörden kommunizieren auf Deutsch. Steuerbescheide, IHK-Beiträge und amtliche Schreiben kommen in deutscher Sprache. Der Scan-Service im Rahmen unseres virtuellen Büros stellt sicher, dass Sie diese Dokumente zeitnah erhalten – die Übersetzung und Bearbeitung liegt jedoch bei Ihnen oder Ihrem Steuerberater. Unsere Website und unseren Service bieten wir auch auf Englisch an, um die erste Kontaktaufnahme zu erleichtern.

Was der Service für internationale Gründer kostet

Die Geschäftsadresse im IHZ beginnt bei 69 € monatlich (zzgl. MwSt.). Für internationale Gründer empfehlen wir in der Regel das virtuelle Büro ab 85 € monatlich, weil der Scan-Service für die Behördenpost gerade in der Gründungsphase fast unverzichtbar ist – Sie müssen zeitnah auf Steuerbescheide, Bankbriefe und Registermitteilungen reagieren können, ohne auf den physischen Postversand zu warten.

Unseren Gründungsservice bieten wir als ergänzende Koordinationsleistung an. Die vollständige Preisübersicht finden Sie auf unserer Preisseite. Für ein Erstgespräch erreichen Sie uns unter 030 / 20 96 39 00 oder per E-Mail an info@dorotheenstadt.de.

Häufige Fragen zur Gründung aus dem Ausland

Muss ich für die GmbH-Gründung persönlich nach Berlin kommen?

In den meisten Fällen nicht. Die Identifizierung erfolgt per VideoIdent, der Büroservicevertrag wird digital abgeschlossen, und seit 2022 sind Notartermine für GmbH-Gründungen per Videobeurkundung möglich. Lediglich für bestimmte Sonderfälle – etwa bei komplexen Gesellschafterstrukturen – kann ein persönlicher Notartermin erforderlich sein.

Kann ich die Adresse auch für eine Zweigniederlassung nutzen?

Ja. Die Eintragung einer Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens beim Handelsregister ist mit unserer Adresse möglich. Die Adresse wird ohne c/o-Zusatz auf Ihren Firmennamen geführt.

In welchen Sprachen kann ich mit Dorotheenstadt kommunizieren?

Die Erstberatung und laufende Kommunikation sind auf Deutsch und Englisch möglich. Unsere Website bietet eine vollständige englische Version. Der Telefonservice wird standardmäßig auf Deutsch angeboten – englischsprachige Anrufannahme ist nach Absprache möglich.

Wie lange dauert der gesamte Gründungsprozess?

Von der Kontaktaufnahme bis zur Eintragung im Handelsregister rechnen Sie realistisch mit vier bis acht Wochen. Die Geschäftsadresse selbst ist innerhalb weniger Arbeitstage aktiv. Die Dauer hängt vor allem von der Terminverfügbarkeit beim Notar und der Bearbeitungszeit des Amtsgerichts ab – beides liegt außerhalb unserer Kontrolle.

Brauche ich einen deutschen Geschäftsführer?

Nein. Eine GmbH oder UG kann auch von einem ausländischen Geschäftsführer geführt werden, unabhängig vom Wohnsitz. Allerdings muss der Geschäftsführer eine ladungsfähige Zustelladresse in Deutschland angeben – diese kann mit unserer Geschäftsadresse identisch sein.

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